Was ist Webex?
Webex ist eine Kommunikationsplattform von Cisco, die es Unternehmen und Einzelpersonen ermöglicht, online zusammenzuarbeiten. Die Plattform bietet eine Reihe von Tools, die sich auf Videokonferenzen, Online-Meetings, Webinare, Telefonie und Team-Messaging konzentrieren.
Die Einführung von Webex im Bistum Limburg diente zur Vereinheitlichung unterschiedlicher Kommunikationsformate, die auf unterschiedlichen Plattformen genutzt wurden – allem voran die Nutzung unterschiedlicher Anbieter für Videokonferenzen: Microsoft Teams, BigBlueButton, Zoom …
Webex bietet mehr als Videokonferenzen.
Asynchrone Kommunikation: Direct- und Team-Messaging
Mit Webex steht allen Mitarbeitenden des Bischöflichen Ordinariats und vielen Außenstellen zur Verfügung und bietet ein dienstlich zugelassene Möglichkeit Nachrichten in Teams oder an andere Mitarbeitende zu senden.
Wozu braucht es das? Es gibt doch die dienstliche E-Mail Kommunikation?
Es gibt viele Gründe, warum Kommunikation innerhalb von Organisationen und Teams zunehmend nicht mehr per E-Mail, sondern über Messenger-Dienste stattfindet. Messenger-Dienste wie Slack, Microsoft Teams oder ähnliche Plattformen haben sich als effizientere Kommunikationsmittel etabliert, und hier sind einige der wichtigsten Gründe dafür:
1. Schnellere Kommunikation
Messenger sind in der Regel schneller und direkter als E-Mail. Sie ermöglichen eine Echtzeit-Kommunikation, bei der die Teilnehmer sofort antworten können, ähnlich wie bei einer Unterhaltung. Das reduziert Verzögerungen, die bei der Bearbeitung von E-Mails häufig entstehen, besonders wenn viele Teilnehmer involviert sind.
2. Bessere Strukturierung von Konversationen
Messenger ermöglichen es, Gespräche in Kanälen oder Themen zu organisieren, sodass Kommunikation klarer strukturiert und einfacher zu verfolgen ist. Bei E-Mails geht oft der Überblick verloren, insbesondere wenn Antworten hin- und hergehen oder wenn mehrere Themen gleichzeitig in einem einzigen Thread diskutiert werden.
- Themenorientierte Kanäle: Messenger bieten Kanäle für bestimmte Themen, Projekte oder Abteilungen. So bleibt die Kommunikation thematisch zusammengefasst und Mitarbeiter können gezielt Informationen zu einem bestimmten Thema abrufen.
3. Kollaboration und Integration
Messenger-Dienste bieten Integrationen mit anderen Tools, wie Projektmanagement-Software (z.B. Trello, Asana) oder Kalendern, die die Zusammenarbeit erleichtern. Durch die direkte Einbindung solcher Tools kann die Produktivität der Teams gesteigert werden, da sie alle benötigten Informationen an einem Ort haben.
- Beispielsweise können Dokumente direkt im Chat geteilt und bearbeitet werden, was die Zusammenarbeit effizienter macht.
4. Transparenz und Sichtbarkeit
Messenger fördern die Transparenz, da Informationen für alle Teammitglieder, die zu einem bestimmten Kanal gehören, sichtbar sind. Im Gegensatz dazu sind E-Mails eher privat oder nur an eine bestimmte Gruppe gesendet, was leicht dazu führen kann, dass wichtige Informationen nicht bei allen relevanten Personen ankommen.
- Neue Mitglieder können sich zudem leicht in den Diskussionsverlauf einlesen, da die Historie im Messenger zugänglich bleibt.
5. Vermeidung von „E-Mail-Flut“
E-Mail-Postfächer neigen dazu, mit einer Vielzahl von Nachrichten überflutet zu werden, was oft zu einer Überforderung führt und dazu, dass wichtige Informationen übersehen werden. Messenger-Dienste reduzieren diese E-Mail-Flut, indem sie alltägliche Kommunikation und schnelle Abstimmungen in einem separaten, übersichtlichen Kanal bündeln.
6. Flexibilität und Verfügbarkeit
Messenger bieten eine höhere Flexibilität bei der Art und Weise, wie kommuniziert wird. Mitarbeiter können auf unterschiedliche Arten reagieren, z.B. durch kurze Nachrichten, Emojis oder GIFs, um ihre Meinung auszudrücken. Dies schafft eine informellere und oftmals angenehme Kommunikationsumgebung, die auch die Unternehmenskultur fördert.
- Zudem unterstützen Messenger oft eine mobile Nutzung besser als E-Mail, was besonders hilfreich ist, wenn Teams im Homeoffice oder unterwegs sind.
7. Effiziente Entscheidungsfindung
Dank der Echtzeit-Natur von Messengern können Entscheidungen schneller getroffen werden. Das bedeutet weniger Warten auf Antworten und eine größere Möglichkeit, direkt Fragen zu klären, was zu einer schnelleren Entscheidungsfindung führt. E-Mails dagegen neigen zu Verzögerungen, da sie oft formeller sind und einen gewissen Aufwand erfordern, um sie zu verfassen.
8. Förderung der Teamkultur
Messenger fördern die Teamkultur, indem sie auch informelle Kommunikation ermöglichen. Mitarbeiter können sich in speziellen Kanälen über persönliche Interessen austauschen oder einfach mal einen virtuellen Kaffee-Klatsch abhalten. Diese Art der lockeren Kommunikation hilft dabei, Bindungen innerhalb des Teams aufzubauen, die bei rein formalem E-Mail-Verkehr verloren gehen.
Zusammenfassung
Messenger bieten eine Reihe von Vorteilen gegenüber der klassischen E-Mail, wie Schnelligkeit, bessere Organisation der Kommunikation, Integration von Tools, Transparenz und mehr Flexibilität. Während E-Mails für bestimmte formelle Korrespondenzen oder offizielle Kommunikation weiterhin ihren Platz haben, sind Messenger für die tägliche, informelle und schnelle Teamkommunikation oft die bessere Wahl. Sie ermöglichen eine dynamischere, effektivere und kollaborativere Zusammenarbeit, die besonders in modernen Arbeitsumgebungen notwendig ist.
Wie nutze ich Webex?
Desktop / Laptop
Webex ist über die Citrix Umgebung auf dem virtuellen Desktop ebenso nutzbar als auch als lokale Installation auf einem Dienstgerät.
Eine lokale Installation bringt jedoch Einschränkungen in Bezug auf die Nutzung der Telefoniefunktion mit sich.
Mobil
Die Webex App lässt sich ebenfalls auf allen mobilen Dienstgeräten installieren und nutzen.
Hilfen zu Installation und Einrichtung erhältst Du in der IT Abteilung
Gibt es Tutorials, die mir die Nutzung von Webex erklären?
Offizielles Tutorial von Cisco:
https://help.webex.com/de-de/article/n3xx7vcb/Erste-Schritte-mit-der-Webex-App
